Reporting, Berichtswesen

Reporting – im deutschen auch Berichtswesen – bezeichnet die Verarbeitung und Verdichtung von Informationen des eigenen Unternehmens (interne Daten) und Daten aus dessen Umwelt (externe Daten). Die verdichteten und aufbereiteten Daten dienen einer fundierteren und schnelleren Reaktion auf sich ändernde Gegebenheiten sowie eine bessere und vor allem aktivere strategische Ausrichtung des Unternehmens.

Häufig wir das Reporting als Bestandteil des Controllings gesehen, um buchhalterische Aktivitäten zu unterstützen, wie bspw. einen schnelleren Jahresabschluss oder bessere Prognosen für die Folgejahre.

Heutzutage gibt es aber in vielen Unternehmensbereichen hohe Anforderungen an ausgefeiltes Reporting. Hier ein Auszug über typische Fragestellungen:

  • Marketing: Wie wirkt sich meine Marketingaktivität (z. B. im Web) auf meine Verkaufszahlen, Conversionrate, etc. aus?
  • Vertrieb: Wie hat sich ein Kunde oder eine Kundengruppe in der Vergangenheit entwickelt? An welchen Stellen kann das Geschäft ausgebaut werden?
  • Einkauf: Wie haben sich einzelne Marken in meinem Sortiment entwickelt? Wie entwickelt sich die Lieferzeit? Gibt es wiederkehrende Probleme, wie bspw. Out-Of-Stock?
  • Online: Wie wirken sich Aktivitäten auf Besucherzahlen auf meiner Website aus?

Neben der einfacheren Nutzung von Daten dienen Reportings auch der besseren Kommunikation. Durch Visualisierungen mittels Charts können Situationen einfacher und klarer dargestellt werden.

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Ein Kennzahlenkatalog ist Voraussetzung für ein effektives Reporting.

Kennzahlenkatalog

Um ein aussagekräftiges Reporting zu etablieren, müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden.

Grundvoraussetzung ist die Schaffung eines allgemeinen Verständnisses (common understanding) von unternehmensrelevanten Kennzahlen. Jede analysierte Kennzahl muss genau definiert werden.

Sprechen Sie in Ihrem Handelsunternehmen bei Umsätzen von Netto- oder Bruttoumsätzen? Sind Versandkosten Teil der Umsätze oder nicht? Wie werden Retouren berücksichtigt? Andere Unternehmen haben andere Kennzahlen. Ein Asset Manager interessiert eher sein Asset under Management, Hedge Ratio oder Asset Allocations.

Dazu muss auch die Art der Abfrage festgelegt sein. Interessiert mich für die Darstellung der Umsätze das Belegdatum oder das Leistungsdatum? Bei einem Asset Manager ist die Frage ähnlich: ist das Handelsdatum oder das Valutadatum wichtig für meine Betrachtung.

So muss jedes Unternehmen seinen eigenen Katalog von relevanten Kennzahlen definieren (Kennzahlenkatalog). Anhand dieser Definitionen müssen die Daten aus den Quellsystemen gesammelt werden.

Datenkonsolidierung

Die Sammlung geschieht typischerweise in einem unternehmensweiten Datenpool, dem sog. Data Warehouse. In einem Data Warehouse werden die Daten verschiedener operativer Systeme an einem Ort konsolidiert und in die Semantik des Kennzahlenkatalogs übersetzt.

Daten werden in einem Data Warehouse konsolidiert und dort für das Reporting vorgehalten.
Datensätze aus Altsystemen stehen im Data Warehouse weiterhin bereit.

Datenhistorie

Durch die Sammlung aus verschiedenen Quellen wird so in einem Data Warehouse auch die historische Entwicklung der Kennzahlen erfasst. Selbst wenn operative Systeme abgelöst wurden und nicht mehr zur Verfügung stehen, stehen die unternehmensrelevanten Informationen immer noch im Data Warehouse bereit.

Wichtig ist die Vollständigkeit und -konsistenz der Daten. Die technische Vollständigkeit wird über Standardfunktionen von Datenbanken erreicht. Inhaltliche Vollständigkeit muss über vorangestellte Analysen und fortlaufende und automatisierte Qualitätschecks sichergestellt werden.

Inhalt und Darstellung eines Reports

Der Inhalt und die Darstellung in einem Report sind so individuell, wie die Fragestellung dahinter und der Empfänger des Berichts.

Je nach Anforderung und besonders im Falle einer Detailauswertung können Reports technische Listen in Form von Excel oder CSV Dateien sein. Ist der Empfänger ein Softwaresystem kann es sich sogar um technische Austauschformate wie XML, SWIFT oder EDIFACT handeln.

Sind aggregierende Reports gefordert, so ist es oft sinnvoll, Grafiken darzustellen. Mit ihnen können Aufteilungen (z. B. Asset Allocation oder Umsatz nach Artikelgruppen) in Form eines Tortendiagramms (Pie Charts) oder Entwicklungen im Zeitverlauf (Umsatz, Asset under Management) in Form von Linien- oder Säulendiagrammen (Line oder Bar Chart) verdeutlicht werden. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Diagrammtypen, die spezifische Darstellungen erlauben (Trichter, Scatter Plot, etc.).

Reporting kann in Standarddateiformaten wie Excel (XLS, CSV) oder PDF bereitgestellt werden. Beides eignet sich gut für den Versand per E-Mail oder die Bereitstellung im Dateisystem. Während Excel sich gut für die Darstellung von Listen eignet, erlauben PDF Dateien einen sauberen Druck. Viele Reportingsysteme bieten aber auch einen Zugriff über den Webbrowser, optimiert für PC und Handys.

Die Darstellung eines Reports hängt von der individuellen Fragestellung ab.
Ein Management Dashboard erlaubt die vertiefte, individuelle Analyse.

Management Dashboard

In einem Management Dashboard werden verschiedene, insb. grafische Reports zu einer Übersichtsseite zusammengefasst. Das Dashboard zeigt zunächst hochaggregierte Kennzahlen. Durch einfachen Klick auf ein Element wird eine Detailansicht des entsprechenden Elements dargestellt. So erhält der Nutzer die Möglichkeit, die Daten selbstständig zu analysieren und eigenen Fragestellungen nachzugehen. Umgesetzt werden Management Dashboards typischerweise mit Business Intelligence Systemen.